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一、項目概況
1.采購項目名稱：深圳市公安局深汕特別合作區(qū)分局
2025年檔案數字化服務項目。
2.目前分局2019年至2023年已統(tǒng)計的未進行數字化加工的文書、財務等檔案不少于24萬頁，為確保分局檔案的規(guī)范管理和安全及檔案數字化建設工作，開展檔案工作服務采購，服務內容包括檔案數字化、檔案整理和保管等工作。
3.服務內容：本項目外包工作包括檔案數字化服務、檔案整理和保管服務等，具體為：檔案整理、案卷信息和索引信息錄入、檔案掃描、圖像處理、圖像存儲、目錄建庫、數據分類提取、數據掛接、數據定期交付驗收、數據備份、檔案入庫、成果管理、檔案保管與寄存、實現(xiàn)智能檢索等服務。本項目采取集中加工的方式，供應商安排人員進駐我分局的加工現(xiàn)場，所有工作流程均在我分局的加工現(xiàn)場完成。
4.服務要求：確保服務工作符合檔案規(guī)定的質量標準，包括但不限于以下服務要求：
（一）具體技術要求
應提供檔案數字化及整理過程中所需的技術、系統(tǒng)和設備等。
1.應提供一套高效的檔案數字化加工系統(tǒng)，對采購方檔案進行整理掃描，系統(tǒng)應具備流程定義、任務分配、過程跟蹤、影像修正、質量檢測、成品制作、數據驗收、數據備份管理等功能，并分別設置管理員、保密員、審計員，實行“三員分離”。
2.應提供一套高效的圖文處理系統(tǒng)軟件，能實現(xiàn)掃描影像的OCR識別及文件(案卷)PDF、OFD轉換,常規(guī)印刷體掃描圖片的識別率達98%以上，識別之后的文字可生成WORD、PDF、OFD等常規(guī)文件格式；并具備單頁合并、多頁拆分、批量更名、單層PDF轉換、雙層PDF轉換、OFD轉換以及OCR轉Word文檔功能。
3.應提供一套數字化加工安全保護系統(tǒng)，具備權限管理、設備管理、端口管理、日志管理和安全審計等功能，準確記錄授權用戶的訪問行為、設備接入和電子檔案信息流向等信息。
4.應符合公安行業(yè)相關檔案數字化要求的相關資質，在數字化加工過程中應使用正版軟件，數據安全與網絡監(jiān)控軟硬件使用通過國家安全認證的品牌產品，不得安裝任何與加工無關的軟件。
5.應自備完成檔案掃描整理加工服務所需的各種硬件設備（電腦、掃描儀、打印機、監(jiān)控設備、服務器等）、辦公桌椅、各類耗材（紙張、墨盒、夾子、白乳膠等文具、裝訂、裱補材料工具）、運輸工具等。本項目工作場地內使用的計算機硬盤由供應商自帶，要求是全新未拆封的，安裝前需交采購人登記備案。
6.應視檔案實體保存情況選用不同的數字化設備，避免損害檔案實體。所有設備進場前應接受采購方的安全檢測，數字化加工期間不得擅自送外維修；任務完成后設備離場前應會同采購方無條件無償拆除自帶加工設備中的存儲介質及加工過程中使用過的其他移動存儲介質（含已損壞）移交給采購方，并接受安全檢測。
7.應提供空間不少于10TB，存放數字化影像數據，并支持數據查詢，實現(xiàn)將數字化成果掛接到采購方現(xiàn)有檔案系統(tǒng)，由此產生的費用由供應商自行承擔。
8.供應商需無條件配合業(yè)務系統(tǒng)升級改造過程中引發(fā)的檔案整理掃描流程的變化，且由此產生的人員變化及其費用均由供應商承擔。
（二）駐場人員要求
1.項目負責人需具有檔案中級或以上職稱，能夠嚴格按項目要求組織所屬人員進行必要的上崗培訓和數字化加工服務的日常管理，制定并組織執(zhí)行檔案實體交接、數字化加工過程管理、數字化成果驗收與交接、存儲介質管理、檔案實體保護等操作規(guī)范和管理制度，做好各項工作記錄、登記、統(tǒng)計、報表，自覺接受采購方的檢查，確保服務達到質量要求。
2.要根據項目進度要求組織經驗豐富、保密意識強的人員進駐，項目負責人及核心技術人員要常駐采購人現(xiàn)場，供應商需向采購人提供進場人員的身份證明、無犯罪記錄證明以及與供應商公司簽訂的符合國家勞動法律法規(guī)要求的勞動合同。
3.駐場人員需在采購方指定的地點加工，不得攜帶非工作需要的私人物品，派駐人員數量與素質、技術與管理水平能夠滿足本項目的要求。
4.駐場人員需執(zhí)行數字化安全保密制度，定期參加安全保密教育，明確不得閱讀、摘抄、外泄檔案內容和其他安全保密責任、義務，簽訂保密協(xié)議并報送采購方備案；項目執(zhí)行期間，供應商應安排一定數量的保密員駐場工作，定期開展駐場人員保密審查。
（三）項目實施要求
1.加工準備。供應商需在項目實施前完成在檔案主管行政部門備案工作，并結合采購方的需求制定一套符合完成本項目工作實際的檔案整理、數字化的管理規(guī)定、操作流程、項目跟蹤管理的實施細則以及各階段的時間表，確保符合《檔案服務外包規(guī)范》（DA/T68）《紙質檔案數字化規(guī)范》（DA/T31）《錄音錄像檔案數字化規(guī)范》（DA/T62）等檔案行業(yè)標準開展數字化工作。
2.過程管理。供應商應按要求做好檔案數字化加工全過程的文件留存（并建立檔案數字化外包項目管理檔案），對加工全流程規(guī)范安全管理，確保數字化成果符合質檢標準和安全保密管理，確保檔案原件和數字化檔案信息的安全。對于檔案數字化加工的管理制度、出入庫交接單、加工流程單、質量檢查情況登記單、視頻監(jiān)控回放記錄、成果移交清單、進場設備清單等規(guī)范記錄、及時整理裝訂成冊，保存完整規(guī)范的數字化加工記錄。項目實施期間，采購方有權安排工作人員及第三方監(jiān)理機構對加工全過程進行監(jiān)督檢查。
3.加工流程。
3.1.檔案交接。（1）檢查檔案資料：對檔案及資料的完整性、真實性進行檢查；（2）登記移交清單：對檔案材料實體內容按移交清單內容逐一登記；（3）清點檔案材料份數；（4）工序內部交接：根據各工序環(huán)節(jié)，對檔案進行登記交接。
3.2.檔案資料整理。逐卷逐件檢查核對年度、題名、頁碼等信息，按照目錄數據庫要求對錯漏項進行修訂補充，完善檔案的排列、編目等內容，并進行登記或標注；對不符合歸檔要求的材料進行拆釘、托裱、折疊、排序、編頁號、編制卷內目錄、修正卷皮和備考表、標注密級、裝盒等整理；對發(fā)黃發(fā)脆、破損檔案要進行技術修復，單面有字的進行托裱，雙面有字的可進行絲網加固處理，褶皺不平影響掃描質量的，應先進行壓整等處理，修復工作要求按照《檔案修裱技術規(guī)范》（DA/T25-2000）進行操作。
3.3.檔案掃描標準。
（1）掃描工藝：不得損壞檔案原件，不漏掃。掃描應根據檔案原件情況、設備情況選擇相應的掃描方式，注意對檔案實體的保護，盡量選擇對檔案實體破壞性小的掃描設備，紙張狀況較差的檔案應采用平板掃描儀。對于裝訂成冊、不便拆裝的檔案做好檔案的登記和記錄，直接用專業(yè)的不拆卷掃描儀直接掃描。
（2）掃描色彩模式：使用彩色模式進行掃描，如非采購人要求，不能更改為灰度或黑白模式。
（3）掃描分辨率：不小于300dpi，檔案原件不清、字跡較淡，掃描的圖像不清晰時，應適當增加分辨率，高精度信真復制的檔案不小于600dpi。
（4）存儲格式：采用JPG、PDF及OFD三種格式，圖像一般不進行壓縮。
（5）圖像文件轉換時，應對圖像進行OCR識別，形成雙層PDF或OFD格式文件保存，紙質手寫體檔案掃描形成的圖像可直接轉換成PDF或OFD。
3.4.圖像處理標準。
（1）對掃描后圖像要進行檢查，對不符合閱讀方向的數字圖像進行旋轉還原，對出現(xiàn)偏斜的圖像進行糾偏處理，偏斜角度小于1度。
（2）應遵循展現(xiàn)檔案原貌的原則，對數字圖像進行去污處理，不得去除檔案頁面原有的紙張褪變斑點、水漬、污點、裝訂孔等，對掃描過程中產生的污點、污線、黑邊等影響圖像質量的雜質應進行去污操作。
（3）對大幅面檔案進行分區(qū)掃描形成的多幅圖像，應進行拼接處理，合并為一個完整的圖像，拼接時應確保拼接處平滑地融合，無明顯拼接痕跡，不能缺少信息，拼接處理后的圖像分辨率不小于300dpi，以保證檔案數字化圖像的整體性。
（4）圖像質量檢查，采用計算機自動校對和人工校對相結合的方式，對圖像進行核驗。發(fā)現(xiàn)圖像不完整、無法清晰識別或圖像失真角度較大的，應重新掃描；漏掃、重掃、多掃的應及時改正；圖像排列順序與檔案原件不一致的，應及時調整；圖像旋轉、糾偏、裁邊、去污、拼接等處理情況不符合圖像質量要求的，應重新進行圖像處理。
3.5.目錄建庫標準。
（1）目錄建庫應選擇通用的數據格式，如EXCEL、XML等，并能導入采購方檔案管理系統(tǒng)中。
（2）檔案著錄要求，著錄字段要根據各門類檔案庫結構，包括單不限于卷號、件號、題名、責任者、日期、頁數、頁號、密級、案卷信息等，著錄標準按照采購方要求實施。
（3）文書檔案需在圖像文件轉換的同時識別為WORD文檔。
（4）采用雙人著錄，保證索引建立的準確性，要與影像信息、檔案實體一致。
3.6.總體檢查。（1）對掃描完成后檔案電子目錄和圖像進行逐盒逐件逐頁的檢查，核對與檔案實體信息、檔案管理系統(tǒng)是否一致。（2）檢查掃描圖像數據信息的完整性，避免圖像文件在局域網中傳輸時可能會出現(xiàn)數據丟包現(xiàn)象。 （3）檢查、監(jiān)督數字化加工管理流程中整理、掃描等各工序是否符合質量要求，掃描流程必須經過一檢、二檢二次以上質量審核，形成工作流程單；（4）檢查接收記錄與入庫記錄是否一致。
3.7、檔案裝訂及上架入庫。數字化加工工作完成后，應對拆除裝訂物的檔案重新進行裝訂，裝訂時應保持檔案原貌，做到安全、準確、無遺漏。對照出庫登記信息對檔案進行檢查清點，履行入庫交接手續(xù)，按照檔案類別及排序將檔案實體入庫上架。
3.8.數據掛接標準。
（1）匯總掛接。檔案數字化轉換過程中形成的目錄數據、元數據與圖像數據，通過質檢環(huán)節(jié)確認為“合格”后，通過網絡及時加載到數據服務器端終。
（2）數據關聯(lián)。應對檔案目錄數據、元數據與圖像文件進行掛接，以實現(xiàn)目錄數據、元數據與圖像文件的關聯(lián)。以紙質檔案目錄數據庫為依據，將每份紙質檔案文件掃描所得的一個或多個圖像存儲為一份圖像文件；將圖像文件存儲到相應文件夾時，要認真核查每份圖像文件的名稱與檔案目錄數據庫中該份文件的檔號是否相同，圖像文件的頁數與檔案目錄數據庫中該份文件的頁數是否一致，圖像文件的總數與目錄數據庫中文件的總數是否相同等。通過每份圖像文件的文件名、元數據以及檔案目錄數據庫中該份文件的檔號的一致性和唯一性，建立起一一對應的關聯(lián)關系，為實現(xiàn)檔案目錄數據庫與圖像文件的批量掛接提供條件。
（3）掛接檢查。根據軟件流程程序，對掃描文件質量及掛接情況逐份進行檢查，確認合格后轉換數據至采購方提供的服務器和系統(tǒng)中。掛接結果檢查應包括目錄數據與紙質檔案數字圖像對應的準確性、已掛接數字圖像與檔案整理、掃描時數量是否一致、數字圖像文件是否能打開等，不一致時應注明具體原因和處理辦法，結合掛接檢查情況逐一填寫紙質檔案數字化轉換過程交接登記表單。
3.9.元數據采集。按要求采集數字化過程中形成的背景及其技術結構的元數據，主要包括：數字化軟硬件信息、數字化日期與時間、格式、掃描分辨率、色彩空間等各類技術參數、信息。
3.10.備份要求。
（1）錄入數據和掃描圖像在質檢通過后，應分階段采用全新適當容量原廠黒膠硬盤、高容量藍光光盤等方式儲存、備份和移交，存儲及備份內容包括數字圖像、目錄數據與元數據等，備份一式三套每套備份載體均需編號、貼標簽、制作目錄及內容說明清單，以便管理和查找。
（2）JPG、PDF、OFD、WORD格式文件分開不同的硬盤儲存，每種格式都需分別提供至少兩套硬盤及一套高容量藍光光盤，數據移交前進行查毒、殺毒處理。
（四）其他事項
1.供應商在本項目合同生效起7個工作日內備齊數字化所需設備用品入場，并委派能熟練使用上述設備的檔案掃描、錄入方面的專業(yè)人員在采購方的工作現(xiàn)場進行作業(yè)，應當在規(guī)定的期間內完成合同任務、確保電子檔案質量和采購方檔案的安全，未能按時完成工作量、有檔案遺失、污損、泄密、錯漏等應賠償采購方。
2.供應商參與本項目的人員需遵守采購人各項管理制度，如有違反，采購人可要求供應商更換違紀人員，供應商不得對此提出異議。
3.如掃描人員出現(xiàn)錯誤較多、嚴重或多次無故延遲掃描，造成較大影響的，采購人可要求供應商更換掃描人員，供應商不得對此提出異議。
4.供應商需在采購方規(guī)定的期間內完成既定工作量。
（五）檔案信息安全保密要求
1.供應商應當保證采購方檔案資料的安全、完整和保密，不得攝制、翻印、復制或以任何方式對外透露或公布采購方的檔案內容。
2.供應商需在檔案主管行政部門進行備案，制定保證檔案實體和檔案信息安全的具體措施，與采購人簽訂保密承諾書及數據不留存承諾書，并根據采購人要求，配合做好對項目團隊人員進行審查。
3.在采購方提供整理、掃描的環(huán)境中，供應商需按規(guī)范的流程開展檔案整理和數字化工作，及時整理報告項目進度和完成情況；在項目實施的過程中，需嚴格遵守國家檔案局《檔案數字化外包安全管理規(guī)范》、《檔案服務外包工作規(guī)范第2部分：檔案數字化服務》、保密法規(guī)及采購方的各項管理制度，積極支持、配合采購方以及檔案行政管理部門的安全保密檢查。
4.供應商完成本項目時，其為本項目開展提供的設備應由采購方進行安全處理后再歸還。
5.供應商參與本項目的人員需按要求完成保密教育培訓。
二、供應商資格要求
1.具有獨立法人資格或具有獨立承擔民事責任的能力的其它組織（提供營業(yè)執(zhí)照或事業(yè)單位法人證等法人證明掃描件，原件備查）。
2.企業(yè)經營范圍（根據實際需要填寫）。
3.本項目不接受聯(lián)合體投標。
4.參與本項目投標前三年內，在經營活動中無重大違法記錄。
5.參與本項目政府采購活動時不存在被有關部門禁止參與政府采購活動且在有效期內的情況。
6.具備《中華人民共和國政府采購法》第二十二條第一款的條件。
7.未被列入失信被執(zhí)行人、重大稅收違法案件當事人名單、政府采購嚴重違法失信行為記錄名單。
【注：“信用中國”“中國政府采購網”以及“深圳市政府采購監(jiān)管網”為供應商信用信息的查詢渠道?！?/span>
8.具有國家乙級以上秘密載體印制資質且資質類別為檔案數字化服務方面。
三、報價文件要求
供應商需提交以下材料（加蓋公章）：
1.營業(yè)執(zhí)照副本復印件；
2.國家乙級以上秘密載體印制資質且資質類別為檔案數字化服務資質證書復印件；
3.報價明細表（含服務單價、總價、稅費等）；
4.近三年同類項目業(yè)績證明；
5.其他相關材料。
四、重要提示
1.報價單內容按照統(tǒng)一模板填寫（詳看附件）
2.供應商報價為市場摸底，最終采購方式由采購人負責解釋。
3.本公告期限:符合資格的供應商應當在2025年4月11日上午9:00至2025年4月16日下午6:00期間將報價單發(fā)送至以下郵箱（報價單需包括Word可編輯版與PDF蓋章掃描版）：
深圳市中正招標有限公司：[email protected]
4.采購人及區(qū)發(fā)改財政局有權對中標供應商就本項目資格條款要求提供的相關證明資料（原件）進行審查。供應商提供虛假資料被查實的，則可能面臨被取消本項目報價資格、列入不良行為記錄名單、三年內禁止參與本區(qū)政府采購活動的風險。
5.本詢價公告及本項目招標文件所涉及的時間一律為北京時間。報價單位有義務在詢價期間瀏覽深圳市中正招標有限公司官網（http://bfbsc.cn/），在深圳市中正招標有限公司網上公布的與本項目有關的信息視為已送達各報價人。
六、聯(lián)系方式
1.代理機構
單位名稱：深圳市中正招標有限公司
詳細地址：深圳市福田區(qū)民田路171號新華保險大廈903
項目聯(lián)系人：李工
聯(lián)系方式：0755-83026699
2.投訴單位
單位：深汕特別合作區(qū)發(fā)改財政局采購辦
電話：0755-22100803
郵編：518200
地址：廣東省深圳市深汕特別合作區(qū)政和樓1棟
附件：1.報價文件格式
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